xtMail Suite for SAP - Mailversand mit Anhängen

Die E-Mail ist in heutiger Zeit kaum noch wegzudenken, dennoch werden bei der Nutzung von SAP noch häufig Dokumente, wie zum Beispiel Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, auf Papier oder per Fax verschickt.

Der Versand dieser Dokumente per E-Mail kann viel Zeit und Geld sparen, leider sind die Möglichkeiten im SAP Standard nur sehr eingeschränkt. So wird die E-Mail zum Beispiel nur an die im Kunden- oder Lieferantenstamm festgelegte Haupt E-Mailadresse verschickt, und es ist nicht möglich einen Mailtext zu hinterlegen.

Mit der xtMail Suite sind diese Einschränkungen kein Thema mehr: Verschicken Sie Ihre Dokumente so wie Sie es möchten. Viele zusätzliche Funktionen runden diese Erweiterung ab.

xtMail Suite - Funktionsvergleich

Module

Durch den modularen Aufbau dieser Lösung, erhalten Sie genau die Funktionen die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Die xtMail Suite ist bisher erhältlich für die Module Einkauf (alle Einkaufsbelege einschließlich Anfragen & Bestellungen sowie Warenbegleitscheine), Verkauf (Auftragsbestätigungen, Angebote), Lieferungen, Fakturen, QM-Meldungen und Fertigungsaufträge. Ein Modul für Prozesse der Finanzbuchhaltung (Zahlungserinnerungen, Mahnungen) ist in Vorbereitung. Weitere Module sind auf Anfrage erhältlich.

Empfängerliste und Mailtext

Sobald Sie die Erweiterung integriert haben, sind nur wenige Einstellungen notwendig um diese sofort zu nutzen:
• Definieren Sie einen Standardtext, welcher in Zukunft in Ihre E-Mails eingefügt wird.
• Legen Sie fest welche Absendeadresse verwendet werden soll (z.B. Letzter Bearbeiter oder feststehende Adresse).

Der Empfänger wird im einfachsten Fall - wie im Standard - aus den Stammdaten zum Business Partner entnommen. Somit sind keine weiteren Einstellungen erforderlich um die Erweiterung zu nutzen.
Optional können Sie natürlich je Organisationseinheit (Einkaufsorganisation, Verkaufsorganisation, Buchungskreis) individuelle Mailtexte und Absendeadressen hinterlegen.
Reicht Ihnen auch diese Flexibilität nicht aus, haben Sie die Möglichkeit Mailtexte und Empfängerlisten zu pflegen, welche über eine im Customizing hinterlegte, normale Zugriffsfolge dem Dokument zugeordnet werden können. Texte und Empfängerlisten können so zum Beispiel auf Lieferantenebene oder beliebigen anderen Zugriffskombinationen hinterlegt werden.

Optionale zusätzliche Anlagen

Auf Wunsch werden zusätzliche im Dokument hinterlegte Anlagen zusammen mit der E-Mail verschickt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Anlagen in den „Generischen Objektdiensten“ abgelegt wurden, oder über das Dokumentenverwaltungssystem (DMS) in das Dokument übernommen wurden. Auch Dokumente die per DMS im Materialstamm angebunden wurden (zum Beispiel technische Zeichnungen) können automatisch als Anlage an die E-Mail angehängt werden.
Über einen Filter können Sie steuern, dass nur bestimmte Dokumentenarten für diesen Prozess zur Auswahl stehen. Definieren Sie zum Beispiel eine Dokumentenart speziell für externe Anlagen, um zu verhindern dass versehentlich interne Informationen nach außen gelangen.
Zuletzt können Sie auch die Funktion "Direktupload" aktivieren, welche es im Pflegedialog der Maildaten dem Anwender erlaubt noch weitere Attachments an die E-Mail anzuhängen.

Vollautomatisch oder doch manuell?

Entscheiden Sie selbst wie viel Interaktion zum Versand von E-Mails Ihre Mitarbeiter benötigen. Sie können die Erweiterung so einstellen, dass alle E-Mails automatisch verschickt werden. Empfänger, Mailtexte und zusätzliche Anhänge können im Hintergrund ermittelt werden.
Oder ermöglichen Sie Ihren Anwendern direkt im jeweiligen Business Dokument Empfänger und Mailtext zu überarbeiten, sowie vorhandene zusätzliche Anhänge von Hand auszuwählen.

Umfangreiche Protokollierung

Auf Wunsch werden alle über die Erweiterung verschickten E-Mails protokolliert. So sehen Sie stets genau, welches Dokument, in welcher Ausprägung verschickt wurde. Das Protokoll enthält den Versandzeitpunkt, die Empfängerliste, eine Übersicht der zusätzlich angehängten Dokumente, sowie den Mailtext.
Die Protokolle können direkt aus dem jeweiligen Business Dokument oder aus einem zentralen Monitor abgefragt werden.

Versand von Ausgangsrechnungen

Mit Start des neuen Steuervereinfachungsgesetzes zum 1. Juli 2011 (Art. 5, StVereinfG 2011) entfällt die Notwendigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur für Rechnungen. Damit haben Sie die Möglichkeit auch Ausgangsrechnungen einfach und unbürokratisch zu versenden, ein entsprechendes Modul steht bereits zur Verfügung.

Integration

Die Integration in Ihre bestehenden Abläufe erfolgt nahtlos und nah am Standard. Dokumente werden weiterhin über die normale Nachrichtenverarbeitung mit Medium 5 (externes Senden) verschickt. Die Einbindung der Erweiterung erfolgt über das Druckprogramm und kann mit wenigen Zeilen Code Modifikationsfrei vorgenommen werden.
Dokumentenspezifische Funktionen, wie zum Beispiel die Pflege von Empfängern im Business Dokument, erfordern zusätzlich eine Einbindung in die jeweilige Transaktion. Dies geschieht jedoch ausschließlich über User-Exits und BAdIs, auch das hierfür notwendige Coding ist in kurzer Zeit eingebaut.

Erweiterbarkeit
Über ein BAdI, welches Sie in Ihrem Namensraum ausprogrammieren können, besteht optional die Möglichkeit die Lösung sehr individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

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